退職を伝えるまでの準備!メールでOK?上司へ退職を伝えるまでの手順とポイントと例文!

転職/退職の手続き
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一般的に会社を辞めるには、直属の上司へ退職する旨を伝える必要がある。

しかし、この「退職を上司へ伝える」という行為こそが、会社を辞める行為の中で一番苦労することではないだろうか。

上司へ伝えることができず、数ヶ月、いや数年に渡り会社を辞めたくても辞められない会社員も少なくないのではないか?

このページでは、退職を伝える準備として「上司へ退職を伝えるまでの手順とポイント」を紹介しよう。
また、退職するまでの順序は、関連記事から確認しよう。

メールでOK?退職を伝える環境づくり

もちろん、自分で退職を伝えるときは特別な事情がない限りメールで伝えるべきではない。しかし、面談を申し入れるのは、メールであっても問題があるとは言えないだろう。

ここでは、退職を伝える場を設けるための準備として、上司と2人切りになれる環境、つまり「面談の場」をつくる手順についての説明となる。

手順としては、以下のように進めるのが基本だ。

  1. どの上司へ伝えるべきかの確認
  2. 上司へ面談を申し入れる方法を考える
  3. いつまでに退職したいかを決めておく

順番に解説していこう。

どの上司へ伝えるべきかの確認

基本的に退職する旨は直属の上司」に伝えるようにしよう。

チームを組んで業務を行っている場合に間違えやすいのが、グループのリーダーや班長などの一般社員や、部署内のサブ的な人物に伝えてしまうことだ。上司に伝わる前に部署内に話が伝わってしまうため注意しよう。

また、ほかの部署の上司のほうが話しやすいし親しいなどの理由で、直属ではない上司に伝えるのも良いことではない。

直属の上司にしてみれば、自分を蔑ろにされた気分になりへそを曲げる可能性もあるだろう。スムーズな退職ができなく恐れもあるので注意が必要だ。

さまざまな事情はあるだろうが、円満退職を目指すなら「直属の上司」一択と考えよう。

上司へ面談を申し入れる方法を考える

直接言葉で申し入れるか、メールで申し入れるかのどちらかになるだろう。

オフィスに上司と自分しかいない環境なら直接言葉で伝えることもできるが、ほとんどの場合はほかの社員もいるため難しいことだ。

そのため、ほかの社員に聞かれたくないなら、メールで面談の申し入れをしよう。

よく「メールは失礼では?」と考える会社員もいるが、面談をメールでお願いするのは失礼なことではない。日時を打ち合わせる内容ともなるため、効率的なことでもあるのだ。

どのような内容のメールがいいのかは、例文を後述するので参考にして欲しい。

いつまでに退職したいかを決めておく

いつで退職するのかを決めておけば、いつまでに退職の意思を伝えるべきかも決めることができる。

それにより、面談を申し出る際の内容を考えることができるのだ。

例えば、労働基準法では2週間前までに申し出ることで退職可能としている。しかし、社内規定など会社にも決まりがあり、ほとんどの会社では「ひと月前までに退職を伝える」としているのだ。

円満退職を目指すなら、もちろん会社の決まりを優先するようにしよう。

なにもなければ「ひと月前までに面談」すればよいのだが、仕事の関わり方により引き継ぎが多いなどするだろう。

それらを考慮して、「2〜3カ月前までに面談する」など調整が必要だ。中には、1年前や半年前などに退職を申し出るケースも少なくはない。

メール?直接?申し入れる内容や注意点

面談を申し入れる場面となる。退職を伝えるシーンではないため、会社を辞めるという内容には一切触れないようにしよう。

基本的には、以下の内容を含めればOKだ。

  • 面談の日時
  • 2人で話し合える環境

直接上司へ伝えられる環境があるなら、「今後について相談したいことがあるので、◯日か◯日に都合のいい日はありますか?」など、申し出ることもできる。

上司との親しさや関係性などで話し方に違いもあるため、「面談をいつまでにしたい」というのが伝わればOKだ。

ここでは、メールで申し出る場合の例文や注意点を紹介していこう。

メール例文

会社では退職届などのテンプレートが準備されているケースは多い。しかし、この退職時に一番緊張するであろう面談については、すべて自分での段取りが必要だ。

以下に面談をメールで申し出る際の例文を載せるので参考にしてほしい。

件名:面談希望の件

お疲れさまです。

私事で恐縮ですが、今後についてお話したいことがあるので、
◯月◯日か◯日、お時間いだだけますでしょうか。

よろしくお願いいたします。

このような感じのメールで面談を希望しよう。

面談を申し込むときは丁寧な言葉をよそよそしく使う必要もない。普段の上司とメールする感じの文面で十分だ。

しかし、メールを送る際には注意すべきこともあるので次で紹介しよう。

メールでの注意点

メールを送る際には、以下などに注意しよう。

件名に注意!

「退職の件」や「相談の件」などは避ける方が無難だ。

「退職の件」と上司が目にするとビックリしてしまい、ほかの社員がいる前で声を出してしまうケースもある。また、退職を引きとめるための準備をされてしまう可能性もあるため、できるだけ「面談」など退職を匂わさいないような内容としよう

また、相談でも問題はないが、退職の意思を伝えることは上司に相談することではない。決心した気持ちを伝えるシーンなのだ。

そのため、相談よりも「面談」の方が適してしるといえるだろう。

タイミングに注意!

タイミングとは、メールを送る際「上司がどこにいるのか」ということだ。

例えば、オフィスに多くの社員がいるときにメールを送ると、上司によっては「◯◯、話ってなんだぁ?」と、大きな声で質問してくる上司もいるだろう。これでは、自分が上司へ特別な話があるということがオフィス全体に広まってしまうのだ。

そのため、メールを送るタイミンは、以下のようなときにしよう。

  • オフィスに人が少ない時間帯外出中
  • 上司が外出や出張中のとき
  • 上司の出社前や退社後

ほとんどの上司は、こういったメールが送られてくると察してくれるものだ。しかし、中には気遣いができない人もいるので注意しよう。

面談場所の注意点

通常、メールを見た上司は面談に向けて、日時や場所を設定してくれるだろう。特別なことがない限り、会議室や応接室など2人で話せる環境を設定してくれるはずだ。

しかし、メールの文面から「悩みごとがあるのでは?ほかの社員に聞かれたくないのでは?」と気を遣って居酒屋などの飲食店で面談する上司も少なくない。

とてもありがたい心遣いではあるが、酒の席で退職を切り出すのは避けるべきといえる。なぜなら、酔ってしまうと上司の説得に屈してしまう可能性があるからだ。

退職を決意し申し出るなら、飲食店などは避け勤務時間内に社内で伝えるようにしよう。

まとめ

退職を伝えるための面談までの順序を説明したが、オフィスの雰囲気によってはかなり苦戦するだろう。

なんといっても、退職一連のやり取りでもっとも緊張する場面だからだ。だが、ここを乗り越えてしまえば、自分が目指す転職や起業、開業などにかなり前進できるだろう。

しかし、上司によっては退職を許してくれないばかりか、パワハラなど脅しのようなことをしてくるため退職すら伝えられないというケースも少なくない。

そんなときは、さまざまな円満退職を成功させてきた退職代行サービスの利用も検討しよう。

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